Prosessieheyden tarkkailu toiminnan kehittämisen välineenä – Case henkilöstöhallinto
Tämä on tapaustutkimus siitä, millaisia hyötyjä voidaan saavuttaa tiedon eheyden monitoroinnilla henkilöstöhallinnon prosesseissa. Tässä esimerkissä käydään läpi, miten organisaation on mahdollista:
Vähentää henkilöstöresurssien hallintaan liittyvien ongelmien esiintymistä
Pienentää vanhentuneiden kulku- ja käyttöoikeuksien tuottamaa riskiä
Kyetä paremmin osoittamaan henkilöstöhallintoon ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvien toimintojen lainmukaisuus
Esimerkkinä on keskisuuri organisaatio. Sen henkilöstöhallinnon prosessit perustuivat useaan eri käyttötarkoitukseen suunniteltuun sähköiseen järjestelmään ja näiden keskinäiseen tiedonsiirtoon. Järjestelmät palvelevat henkilöstöhallinnon eri osa-alueita, muun muassa palkanmaksua, ajanhallintaa ja kulkuoikeuksia. Niiden käyttö tapahtuu pääsääntöisesti henkilöstöhallinnon toimesta.
Keskeisen tekijän prosessien toimivuudelle muodostaa tiedon siirtyminen järjestelmien välillä, niiden välisten integraatioiden kautta. Ajan mittaa erilaisia integraatioita voi kertyä huomattava määrä. Lopulta tämä voi johtaa tilanteeseen, jossa monimutkainen ympäristö aiheuttaa toistuvasti ongelmia.
Valitettavan usein tällaisten ongelmien ratkomisesta manuaalisesti muodostuu lähes normaali osa päivittäistä työskentelyä. Päivittäin ilmenevien häiriöiden lisäksi ongelmaksi voivat myös muodostua erimerkiksi kulun-hallintajärjestelmiin voimaan jäävät organisaation palveluksesta jo poistuneiden henkilöiden kulkuoikeudet.
Pohdittaessa ratkaisua tällaisiin ongelmiin, useinkaan pelkkä vanhentuneiden tietojen korjaaminen tai poistaminen järjestelmistä ei poista ongelmien juurisyitä. Sen sijaan parempi näkyvyys prosessikokonaisuuteen on tehokas keino vastaavien ongelmien ehkäisemiseksi tulevaisuudessa.
Sparta Consulting Oy:n ja Huginn tuotteen käyttöönoton näkökulma on lähteä kartoittamaan kokonaisuutta iteratiivisesti ihmisten, prosessien, teknologian ja lopulta monitoroinnin näkökulmista.
Prosessitaso haltuun
Ratkaistaessa kuvatun kaltaista ongelmaa, lähtee kaikki liikkeelle henkilöstöhallinnan kokonaisprosessi kartoittamisesta. Se voidaan yleensä jakaa kolmeen eri osa-alueeseen: henkilöstön sisääntuloon, henkilösuhteen ylläpitoon ja henkilön palveluksesta poistumiseen. Jokaiseen vaiheeseen liittyy tietty joukko toimenpiteitä, jotka toteutetaan käytännössä sähköisissä järjestelmissä.
Tekniset järjestelmät prosessin kontekstissa
Prosessia palveleva teknologinen kokonaisuus on syytä kuvata suhteessa kartoitettuun prosessiin. Henkilön sisääntulon yhteydessä keskeinen rooli on työsopimuksen sisällöllä ja henkilöstöhallinnon toimesta tapahtuvalla tietojen syöttämisellä eri järjestelmiin.
Henkilösuhteen ylläpidon aikana keskeisimmät järjestelmät voivat olla esimerkiksi HR-tietokanta, kulunvalvontajärjestelmä, sekä sähköinen identiteettien hallinta. Lisäksi yhteyksiä prosessiin voi olla myös vaikkapa palkanmaksun, työajan seurannan ja kiinteistön lukitusjärjestelmän sovelluksilla.
Työsuhteen päättämisessä keskeinen rooli on usein arkistointijärjestelmällä, sekä integraatioilla, jotka vastaavat vanhojen tietojen poistumisesta kaikista aiemmin mainituista järjestelmistä.
Monitoroinnin määrittely
Prosessin ja järjestelmien toiminnan monitorointi voidaan toteuttaa Sparta Consulting Oy:n toimittamalla Huginn-ratkaisulla. Huginn voidaan kytkeä erilaisiin tietolähteisiin. Tämän jälkeen sille voidaan määrittää toiminnan prosesseihin perustuvia sääntöjä, joiden perusteella se monitoroi näitä lähteitä. Mikäli prosessissa ilmenee virheitä tai puutteita, Huginn ilmoittaa niistä eteenpäin.
Henkilöstöhallinnon prosessien monitoroimiseksi Huginn voidaan määritellä seuraamaan muun muassa seuraavia sääntöjä:
Uuden henkilö aloittaessa Huginn tarkistaa, että tiedot löytyvät vuorokauden sisällä kirjaamisesta kaikista tarpeellisista järjestelmistä, ja että keskeiset tiedot (kuten nimi) on kirjattu samoin jokaiseen järjestelmään. Sama tarkistus tehdään myös tietojen päivittyessä.
Huginn vertaa HR-tietokantaa rakennuksen kulunvalvontaan, varmistaen että kaikilla henkilöillä, joilla on voimassa oleva työsopimus, on myös kulkuoikeus rakennukseen.
Vastaavasti Huginn myös ilmoittaa, mikäli kulkuoikeuksia on henkilöillä, joita ei löydy HR-tietokannasta, tai joiden tiedot on siirretty kokonaisuudessaan arkistoon.
Tulokset
Kuvatun kaltaisen monitoroinnin käyttöönoton jälkeen voidaan usein havaita, että järjestelmiin liittyvien ongelmien ratkaisu on käytännössä poistunut päivittäiseltä tehtävälistalta. Vanhentuneiden käyttöoikeuksien aiheuttama riski tilojen ja järjestelmien turvallisuudelle saadaan myös hallintaan. Lisäksi henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus voidaan monitoroinnin myötä osoittaa aiempaa tehokkaammin.
Kokonaisvaltainen, prosesseihin pohjautuva, järjestelmien monitorointi tuo kustannussäästöjä työajassa, pienentää turvallisuuden riskejä ja mahdollistaa toiminnan lainmukaisuuden tehokkaamman osoittamisen.
