Prosessieheyden tarkkailu toiminnan kehittämisen välineenä – Case henkilöstöhallinto

CYBER SECURITY EXECUTIVE

PARTNERSHIPS

Tuija Taivainen
+358 40 530 1351
tuija.taivainen@bignordic.com

VENUE: KATTILAHALLI,

Sörnäisten rantatie 22,

00101 Helsinki​, Finland

LIPUT

Yasmin Kallava

+358 504 707 702

yasmin.kallava@bignordic.com

INTERNATIONAL PARTICIPANTS & ACCREDITATION

customercare@bignordic.com

Business Insight Group

Kalevankatu 31, 00100 Helsinki
www.bignordic.com

Subscribe our newsletter and we'll inform you about upcoming B2B conferences most suitable for your profession and interests.
 

All new subscribers will receive a 20% discount voucher that can be used for participation tickets!

Prosessieheyden tarkkailu toiminnan kehittämisen välineenä – Case henkilöstöhallinto

November 6, 2018

Tämä on tapaustutkimus siitä, millaisia hyötyjä voidaan saavuttaa tiedon eheyden monitoroinnilla henkilöstöhallinnon prosesseissa.  Tässä esimerkissä käydään läpi, miten organisaation on mahdollista:

 

  • Vähentää henkilöstöresurssien hallintaan liittyvien ongelmien esiintymistä

  • Pienentää vanhentuneiden kulku- ja käyttöoikeuksien tuottamaa riskiä

  • Kyetä paremmin osoittamaan henkilöstöhallintoon ja henkilötietojen
    käsittelyyn liittyvien toimintojen lainmukaisuus

 

Esimerkkinä on keskisuuri organisaatio. Sen henkilöstöhallinnon prosessit perustuivat useaan eri käyttötarkoitukseen suunniteltuun sähköiseen järjestelmään ja näiden keskinäiseen tiedonsiirtoon. Järjestelmät palvelevat henkilöstöhallinnon eri osa-alueita, muun muassa palkanmaksua, ajanhallintaa ja kulkuoikeuksia. Niiden käyttö tapahtuu pääsääntöisesti henkilöstöhallinnon toimesta. 

 

 Keskeisen tekijän prosessien toimivuudelle muodostaa tiedon siirtyminen järjestelmien välillä, niiden välisten integraatioiden kautta. Ajan mittaa erilaisia integraatioita voi kertyä huomattava määrä. Lopulta tämä voi johtaa tilanteeseen, jossa monimutkainen ympäristö aiheuttaa toistuvasti ongelmia.

 

Valitettavan usein tällaisten ongelmien ratkomisesta manuaalisesti muodostuu lähes normaali osa päivittäistä työskentelyä. Päivittäin ilmenevien häiriöiden lisäksi ongelmaksi voivat myös muodostua erimerkiksi kulun-hallintajärjestelmiin voimaan jäävät organisaation palveluksesta jo poistuneiden henkilöiden kulkuoikeudet.

Pohdittaessa ratkaisua tällaisiin ongelmiin, useinkaan pelkkä vanhentuneiden tietojen korjaaminen tai poistaminen järjestelmistä ei poista ongelmien juurisyitä. Sen sijaan parempi näkyvyys prosessikokonaisuuteen on tehokas keino vastaavien ongelmien ehkäisemiseksi tulevaisuudessa.

 

Sparta Consulting Oy:n ja Huginn tuotteen käyttöönoton näkökulma on lähteä kartoittamaan kokonaisuutta iteratiivisesti ihmisten, prosessien, teknologian ja lopulta monitoroinnin näkökulmista.

 

Prosessitaso haltuun

 

Ratkaistaessa kuvatun kaltaista ongelmaa, lähtee kaikki liikkeelle henkilöstöhallinnan kokonaisprosessi kartoittamisesta. Se voidaan yleensä jakaa kolmeen eri osa-alueeseen: henkilöstön sisääntuloon, henkilösuhteen ylläpitoon ja henkilön palveluksesta poistumiseen. Jokaiseen vaiheeseen liittyy tietty joukko toimenpiteitä, jotka toteutetaan käytännössä sähköisissä järjestelmissä.

 

Tekniset järjestelmät prosessin kontekstissa

 

Prosessia palveleva teknologinen kokonaisuus on syytä kuvata suhteessa kartoitettuun prosessiin. Henkilön sisääntulon yhteydessä keskeinen rooli on työsopimuksen sisällöllä ja henkilöstöhallinnon toimesta tapahtuvalla tietojen syöttämisellä eri järjestelmiin.

Henkilösuhteen ylläpidon aikana keskeisimmät järjestelmät voivat olla esimerkiksi HR-tietokanta, kulunvalvontajärjestelmä, sekä sähköinen identiteettien hallinta. Lisäksi yhteyksiä prosessiin voi olla myös vaikkapa palkanmaksun, työajan seurannan ja kiinteistön lukitusjärjestelmän sovelluksilla.

 

Työsuhteen päättämisessä keskeinen rooli on usein arkistointijärjestelmällä, sekä integraatioilla, jotka vastaavat vanhojen tietojen poistumisesta kaikista aiemmin mainituista järjestelmistä.

 

Monitoroinnin määrittely

 

Prosessin ja järjestelmien toiminnan monitorointi voidaan toteuttaa Sparta Consulting Oy:n toimittamalla Huginn-ratkaisulla. Huginn voidaan kytkeä erilaisiin tietolähteisiin. Tämän jälkeen sille voidaan määrittää toiminnan prosesseihin perustuvia sääntöjä, joiden perusteella se monitoroi näitä lähteitä. Mikäli prosessissa ilmenee virheitä tai puutteita, Huginn ilmoittaa niistä eteenpäin.

 

Henkilöstöhallinnon prosessien monitoroimiseksi Huginn voidaan määritellä seuraamaan muun muassa seuraavia sääntöjä:

 

  • Uuden henkilö aloittaessa Huginn tarkistaa, että tiedot löytyvät vuorokauden sisällä kirjaamisesta kaikista tarpeellisista järjestelmistä, ja että keskeiset tiedot (kuten nimi) on kirjattu samoin jokaiseen järjestelmään. Sama tarkistus tehdään myös tietojen päivittyessä.

  • Huginn vertaa HR-tietokantaa rakennuksen kulunvalvontaan, varmistaen että kaikilla henkilöillä, joilla on voimassa oleva työsopimus, on myös kulkuoikeus rakennukseen.

  • Vastaavasti Huginn myös ilmoittaa, mikäli kulkuoikeuksia on henkilöillä, joita ei löydy HR-tietokannasta, tai joiden tiedot on siirretty kokonaisuudessaan arkistoon.

 

Tulokset

 

Kuvatun kaltaisen monitoroinnin käyttöönoton jälkeen voidaan usein havaita, että järjestelmiin liittyvien ongelmien ratkaisu on käytännössä poistunut päivittäiseltä tehtävälistalta. Vanhentuneiden käyttöoikeuksien aiheuttama riski tilojen ja järjestelmien turvallisuudelle saadaan myös hallintaan. Lisäksi henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus voidaan monitoroinnin myötä osoittaa aiempaa tehokkaammin.

 

Kokonaisvaltainen, prosesseihin pohjautuva, järjestelmien monitorointi tuo kustannussäästöjä työajassa, pienentää turvallisuuden riskejä ja mahdollistaa toiminnan lainmukaisuuden tehokkaamman osoittamisen.

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Featured Posts

Katse tietoliikenneverkkojen kyberuhkiin – miten voimme suojautua?

June 4, 2019

1/10
Please reload

Recent Posts
Please reload

Archive